Zájemce o uzavření smlouvy o zprostředkování ubytování obdrží od vedoucí informačního centra smlouvu, kterou musí řádně vyplnit.
Vyplněná smlouva se odevzdá na právní oddělení, kde dojde k překontrolování. Pokud je vše v pořádku předá se smlouva zpět na informační centrum a dochází k podpisu obou smluvních stran.
Poté dochází k evidenci ubytovatele do katalogu ubytování, který je k dispozici na informačním centru a na webové stránky informačního centra.
Zprostředkování ubytování na informačním centru
Klientovi, který požádá o ubytování, je nabídnut katalog, ve kterém jsou fotografie hotelů a penzionů, mapka, na které jsou hotely a penziony vyznačeny a ceník
Jakmile si klient některé z ubytování vybere, je mu nabídnuta možnost zprostředkování rezervace ubytování (tj. možnost zavolání do zvoleného hotelu či penzionu) nebo mu je pouze věnována mapka s vyznačením zvoleného ubytování a klient si vše zařídí sám.
Pokud si klient vybere první variantu (tj. naší rezervaci) zeptáme se ho na počet nocí a typ pokoje (jednolůžkový, dvoulůžkový…) Při telefonické domluvě s hotelem či penzionem je lepší ujistit se o správnosti ceny, kterou máme uvedenou v katalogu a to zda je to cena za osobu či za celý pokoj. Pokud je ve vybraném hotelu či penzionu volno vypisuje se klientovi ubytovací poukaz tzv. voucher, který klient musí předložit po příchodu do hotelu či penzionu, který si zvolil.
Na ubytovací poukaz tzv. voucher se vypisuje jméno hotelu či penzionu, přesnou adresu (ulice s číslem) a telefonní číslo, dále vypisujeme jméno klienta, číslo pasu či občanského průkazu, počet sob a délku pobytu (počet nocí).
Dále do voucheru vypisujeme celkovou cenu za pobyt v hotelu či penzionu, 10-ti % zálohu (z celkové ceny) a doplatek, který klient platí v hotelu či penzionu. Klient obdrží originál ubytovacího poukazu tzv. voucheru (kopie zůstává v informačním centru) a originál příjmového pokladního dokladu ( doklad o zaplacení zálohy).